季節の変わり目は何かと体調を崩しやすいもの。
インフルエンザの流行も、冬以外にも発生しています。
今回は相手の体調を気遣うメールのマナーについてまとめました。
ビジネス場面での体調への気配りについてです。
体調を気遣うメールをビジネスで送る場合の注意点
相手の立場と自分との関係は？
相手が上司なのか同僚か、取引先などかによって異なります。
上司・目上の相手に使える言葉、ふさわしくない言葉を把握しておきましょう。
体調の程度に応じて使い分ける
相手の病状を他の情報源などから確認しておきましょう。
ちょっとした風邪や胃腸炎程度なのか、
あるいは入院を必要とするような病状なのか。
また、回復にはどのくらいの期間がかかるのか、
そのことによる仕事への影響も可能な範囲で把握しておきましょう。
体調を気遣うメールでやってはいけないこと
前提として、ビジネスの上司・同僚ではあるものの、
業務内容に直結するようなビジネス文書ではなく、
ある程度近しい相手への気遣いのメールという状況で考えます。
相手に病状について尋ねる
軽症の風邪や体調不良以外の、療養が必要な病気の際に
「回復の見込みはいつくらいでしょうか？」
ということを本人、とりわけ上司や目上の人に尋ねることはやめましょう。
相手を気遣っているつもりでも、負担に思われる可能性が高い表現です。
「体調はどうですか？」
「お怪我の具合はいかがですか」
という問いかけも
・もしかすると返信が難しいほど体調がすぐれない場合もある
・病気に関してはプライベートな話題であるので答えたくない人もいる
・疑問形で話しかけられると返信をもとめられているような印象を与えて負担に感じる
といった危険があります。
親しい同期などであれば
「調子どう？」
と気軽に尋ねる場合もありますが
思わぬ重症だった場合返答に困ることもあります。
あえて触れない方がよいでしょう。
具体的な復帰のめどや業務への支障については直属の上司とやり取りするのが基本です。
それ以外の相手には必要以上のことを話さない、という人もいます。
「体調がすぐれないとのことなので、返信はご不要です」
と一言添えると、相手に負担感を与えずスマートな印象になります。
一同大変心配しております
これは相手の性格や職場の雰囲気によります。
「みんな自分のことを気遣ってくれているんだ」
と良い方に受け止めてくれる人もいれば
「みんな本当は病気になって、仕事をカバーしなくちゃいけなくて迷惑になっているかも」
と、負担に感じたり
「職場でみんなの噂のネタにされているのも嫌だな・・・」
と感じてしまう人もいます。
普段からの相手との関係によって使い分けましょう。
復帰を楽しみにしています
「早く治るといいですね」という気持ちの表現もうれしいものですが、
これは明らかに回復のめどが立っているか、軽症の場合にとどめておきましょう。
復帰のめどが当分立たない・長期療養が必要な病状の場合は
言われると逆につらくなってしまうので避けましょう。
→言い換え表現
「○○（仕事）に関しては（担当者）で精いっぱい努めますので、
〇〇さんは療養に専念してください」
「良い結果をご報告できるよう、部門一同気を引き締めてまいります」
お見舞いの伺いも要注意
お見舞いに行ってよいかという申し出も、
相手にとって負担になることがあります。
よほど個人的に親しい関係でなければ
事前に職場でお見舞いに関しては上司の意見を聞いて、
限られたメンバーでいくのか、
個人的に行くことは構わないのか
方針を確認しておきましょう。
体調を気遣うメールで使える表現
具体的なメールでの文例です。
心からお見舞い申し上げます
素直にお見舞いの気持ちを表現するのが一番です。
「（入院した、寝込んだ、○○になった）と伺いました。
心からお見舞い申し上げます。」
との書き出しでよいでしょう。
お大事になさってください
「大事（だいじ）」は
「大切」という意味と
「おおごと・大問題」の二つの意味があります。
大切にしてくださいね、おおごとにならないよう祈っております
という気持ちを伝えるものです。
上司や目上の人に使っても失礼ではありませんが、
「どうぞ」や「くれぐれも」をつけるとより丁寧な表現になります。
ただ、
「どうぞお大事にしてください」
だと
「～してください」
という表現が命令のようで好まない人もいるため、
家族や身内であれば構いませんが、
上司などビジネスの相手であれば
「どうぞお大事になさってください」
という表現がよいでしょう。
「お大事にどうぞ」
も似ているようですが、
これも投げやりな印象なので避けましょう。
「くれぐれもご自愛ください」
「お大事にお過ごしください」
なども丁寧な表現です。
また、「お大事に～」は本当に深刻な病状の場合にはあまり使わない方が良い表現です。
言われた方としては
「すでにおおごとなんだけれど・・・」
という気持ちになってしまうこともあります。
その場合は
「充分に養生なさってください」
「ご静養ください」
など、養生や静養、自愛といった言葉がよいでしょう。
１日も早い回復をお祈りいたします
これは素直に相手の回復を願う表現なので使いやすい表現です。
ただ、やはり深刻な病状、回復の見込みが立ちづらい状況では避けた方が無難です。
といった表現がよいでしょう。
メールのご返信には及びません
もし入院中であれば、検査や主治医との相談、身内とのやり取りなどで
案外気ぜわしいことも。
返信は不要ですよ、とひとこと添えてもらえると
受け取った側は安心することができます。
体調を気遣うメールを送った後
相手が復帰して来たら声をかける
どんなメールを送ったにせよ、相手に声をかけましょう。
「思ったより早く治って安心しました」
「元気な顔が見られて何よりです」
「手伝えることがあれば声をかけてください」
など、気持ちが伝わる言葉をかけましょう。
まとめ
メールでの相手の体調を気遣う表現についてまとめました。
今回例に挙げたのは考え方の例であり、
実際の場面では相手との関係、周囲の環境、状況などによって考える必要があります。
メールや手紙のやり取りは手軽ですが関係は生きたものですので
ケースバイケースで柔軟に対応していきましょう。
お読みいただきありがとうございました。
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